1. Administrator danych i dane kontaktowe
Administratorem danych osobowych użytkowników Serwisu WarsztatXXL, osób rejestrujących konto, osób kontaktujących się z usługodawcą oraz osób korzystających ze stron publicznych jest:
Bazodanowiec Tomasz Lenarczyk
Adres: ul. Karmelicka 27 lok. 14, 00-173 Warszawa
NIP: 5252216417 | REGON: 015404852
E-mail: bazodanowiec@gmail.com
Telefon: nie podano
Domena Serwisu: https://warsztatxxl.pl
Inspektor ochrony danych: nie wyznaczono
W sprawach dotyczących danych osobowych można kontaktować się przez e-mail wskazany powyżej albo przez formularz kontaktowy w Serwisie.
2. Role w przetwarzaniu danych
WarsztatXXL jest systemem do obsługi warsztatu samochodowego. W zależności od rodzaju danych usługodawca może występować w różnych rolach:
| Zakres danych | Rola usługodawcy | Wyjaśnienie |
|---|---|---|
| Dane konta użytkownika, dane firmy/warsztatu, dane płatności za pakiet, dane kontaktowe osoby zakładającej konto | Administrator | Usługodawca decyduje o celach i sposobach przetwarzania tych danych w celu świadczenia usługi online. |
| Dane klientów warsztatu, pojazdów, napraw, reklamacji, notatek i dokumentacji wprowadzanej przez warsztat | Podmiot przetwarzający | Administratorem tych danych jest co do zasady warsztat, a usługodawca przetwarza je w celu zapewnienia działania systemu. |
| Dane techniczne, logi bezpieczeństwa, historia zmian, adres IP, informacje o aktywności w systemie | Administrator albo podmiot przetwarzający — zależnie od kontekstu | Dane służą bezpieczeństwu, rozliczalności i prawidłowemu działaniu Serwisu. |
Jeżeli warsztat wprowadza do systemu dane swoich klientów, powinien posiadać własną podstawę prawną przetwarzania tych danych oraz spełnić wobec nich własny obowiązek informacyjny.
3. Jakie dane przetwarzamy?
Dane użytkownika konta
- imię i nazwisko albo nazwa użytkownika,
- adres e-mail,
- hasło w postaci zaszyfrowanego skrótu,
- rola użytkownika, aktywność konta, data utworzenia i ostatniego logowania,
- tokeny techniczne używane do potwierdzenia e-maila i resetu hasła.
Dane firmy/warsztatu
- nazwa firmy, NIP, adres, telefon, e-mail,
- pakiet, status abonamentu, data ważności pakietu, historia płatności za dostęp,
- ustawienia SMTP, w tym host, port, login, zaszyfrowane hasło, nadawca i adres odpowiedzi,
- ustawienia panelu oraz informacje o zakończeniu onboardingu.
Dane wprowadzane przez warsztat
- dane klientów warsztatu: imię i nazwisko lub nazwa firmy, telefon, e-mail, adres, NIP, notatki,
- dane pojazdów: marka, model, numer rejestracyjny, VIN, rok produkcji, silnik, przebieg, notatki,
- dane napraw i zleceń: opis usterki, diagnoza, wykonane prace, status, terminy, koszty, pozycje kosztowe,
- dane płatności, jeżeli warsztat korzysta z funkcji płatności,
- dane reklamacji, jeżeli warsztat korzysta z funkcji reklamacji,
- notatki, zadania, oferty, wyceny, historia zmian i dokumentacja obsługi warsztatu.
Dane techniczne
- adres IP, identyfikatory sesji, data i godzina aktywności,
- informacje o przeglądarce, urządzeniu i systemie operacyjnym,
- logi bezpieczeństwa, informacje o błędach i zdarzeniach technicznych.
4. Cele i podstawy prawne przetwarzania
| Cel | Zakres danych | Podstawa prawna |
|---|---|---|
| rejestracja i obsługa konta | dane użytkownika, dane warsztatu, dane logowania | art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy lub działania przed jej zawarciem |
| świadczenie usługi panelu warsztatowego | klienci, pojazdy, zlecenia, koszty, statusy, dokumentacja warsztatu | art. 6 ust. 1 lit. b RODO wobec użytkownika; w przypadku danych klientów warsztatu — przetwarzanie na polecenie warsztatu |
| obsługa płatnych pakietów i rozliczeń | dane firmy, plan, okres dostępu, płatności, faktury lub dokumenty księgowe | art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO — wykonanie umowy oraz obowiązki prawne |
| potwierdzenie e-maila i reset hasła | e-mail, token, data ważności tokenu, adres IP | art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO — obsługa konta i bezpieczeństwo |
| powiadomienia e-mail z systemu | dane zlecenia, e-mail klienta, treść wiadomości, historia wysyłki | art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO; w przypadku klientów warsztatu — przetwarzanie na polecenie warsztatu |
| bezpieczeństwo, historia zmian i ochrona przed nadużyciami | logi, historia zmian, adres IP, identyfikatory użytkowników | art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes polegający na ochronie Serwisu, rozliczalności i dochodzeniu roszczeń |
| kontakt i obsługa zgłoszeń | dane kontaktowe, treść wiadomości, historia korespondencji | art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO |
| analityka lub marketing, jeżeli zostaną wdrożone | identyfikatory cookies, dane techniczne, statystyki | art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda, jeżeli jest wymagana |
5. Dane klientów warsztatu
Serwis może służyć do przetwarzania danych klientów warsztatu, ich pojazdów, napraw, kosztów, reklamacji i komunikacji. Te dane są wprowadzane przez warsztat i wykorzystywane przez warsztat w ramach jego działalności.
W tym zakresie administratorem danych jest warsztat. Usługodawca nie wykorzystuje danych klientów warsztatu do własnego marketingu, nie sprzedaje ich i nie kontaktuje się z klientami warsztatu we własnych celach.
Warsztat powinien poinformować swoich klientów, że korzysta z narzędzia informatycznego do obsługi napraw, oraz zapewnić własną podstawę prawną dla przetwarzania danych tych osób.
6. Powierzenie przetwarzania danych
Jeżeli użytkownik jako warsztat wprowadza do Serwisu dane swoich klientów, stronę powinny łączyć także postanowienia dotyczące powierzenia przetwarzania danych osobowych. Zasady te są opisane w dokumencie Umowa powierzenia danych, który stanowi załącznik do regulaminu.
Usługodawca przetwarza dane powierzone przez warsztat wyłącznie w celu utrzymania, zabezpieczenia i rozwijania Serwisu oraz wykonania umowy z użytkownikiem.
Usługodawca może korzystać z podwykonawców wspierających działanie systemu, np. hostingu, poczty, kopii zapasowych, narzędzi bezpieczeństwa, obsługi technicznej i księgowości.
7. Odbiorcy danych i podwykonawcy
Dane mogą być ujawniane lub powierzane wyłącznie w zakresie potrzebnym do działania Serwisu, realizacji umowy, spełnienia obowiązków prawnych albo ochrony praw usługodawcy.
| Kategoria odbiorcy | Przykładowy zakres |
|---|---|
| hosting i infrastruktura serwerowa | utrzymanie aplikacji, bazy danych, kopie zapasowe, bezpieczeństwo |
| dostawcy poczty e-mail i SMTP | wysyłka e-maili systemowych, potwierdzeń, resetu hasła i powiadomień |
| operatorzy płatności, jeżeli zostaną wdrożeni | obsługa płatności za pakiety, identyfikator transakcji, status płatności |
| księgowość i obsługa prawna | dane rozliczeniowe i dokumenty wymagane przepisami |
| serwis techniczny i administratorzy IT | diagnoza błędów, utrzymanie systemu, bezpieczeństwo |
| organy publiczne | wyłącznie, gdy wynika to z obowiązujących przepisów prawa |
Aktualna lista najważniejszych podwykonawców może zostać udostępniona użytkownikowi na żądanie, jeżeli jest to wymagane dla prawidłowego wykonania umowy lub obowiązków wynikających z RODO.
8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Co do zasady Serwis powinien być utrzymywany na infrastrukturze znajdującej się w Europejskim Obszarze Gospodarczym. Jeżeli w przyszłości zostaną użyte narzędzia, które mogą wiązać się z przekazywaniem danych poza EOG, nastąpi to wyłącznie przy zastosowaniu mechanizmów wymaganych przez RODO, np. decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, standardowych klauzul umownych albo innych prawnie dopuszczalnych zabezpieczeń.
Przed wdrożeniem zewnętrznych narzędzi analitycznych, marketingowych, płatniczych lub pocztowych należy sprawdzić, czy dochodzi do transferu poza EOG i uzupełnić ten punkt.
9. Okres przechowywania danych
| Kategoria danych | Okres przechowywania |
|---|---|
| dane konta użytkownika i dane warsztatu | przez czas korzystania z Serwisu, a następnie przez okres potrzebny do rozliczeń, obrony przed roszczeniami lub wykonania obowiązków prawnych |
| dane rozliczeniowe i płatności | przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi |
| dane klientów warsztatu, pojazdów, napraw, reklamacji i dokumentacji | przez czas utrzymywania konta warsztatu albo do czasu usunięcia danych przez warsztat, z uwzględnieniem kopii bezpieczeństwa i obowiązków umownych |
| tokeny resetu hasła i potwierdzenia e-maila | do czasu wykorzystania albo upływu ich ważności, a następnie przez krótki okres techniczny potrzebny do bezpieczeństwa i rozliczalności |
| logi techniczne i bezpieczeństwa | przez okres potrzebny do wykrywania nadużyć, zapewnienia bezpieczeństwa i dochodzenia roszczeń |
| korespondencja | przez czas obsługi sprawy, a następnie przez okres potrzebny do wykazania przebiegu kontaktu |
10. Prawa osób, których dane dotyczą
Osobie, której dane dotyczą, przysługuje — w zakresie wynikającym z RODO — prawo:
- dostępu do danych,
- sprostowania danych,
- usunięcia danych,
- ograniczenia przetwarzania,
- przenoszenia danych,
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania,
- cofnięcia zgody, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody,
- wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Jeżeli żądanie dotyczy danych klienta warsztatu wprowadzonych do systemu przez warsztat, usługodawca może przekazać zgłoszenie do właściwego warsztatu albo współpracować z warsztatem przy realizacji żądania.
11. Dobrowolność podania danych
Podanie danych wymaganych do rejestracji konta i korzystania z Serwisu jest dobrowolne, ale niezbędne do zawarcia i wykonania umowy. Brak podania tych danych może uniemożliwić utworzenie konta lub korzystanie z wybranych funkcji.
Dane dodatkowe, takie jak numer telefonu, NIP, adres warsztatu, ustawienia SMTP albo notatki w systemie, są podawane zależnie od funkcji, z których użytkownik chce korzystać.
12. Profilowanie i zautomatyzowane decyzje
Serwis nie podejmuje wobec użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały.
Serwis może automatycznie wykonywać czynności techniczne, takie jak wygaszenie pakietu po upływie terminu dostępu, zablokowanie funkcji niedostępnych w danym pakiecie, oznaczenie statusu płatności, zapis historii zmian albo wysłanie powiadomienia e-mail skonfigurowanego przez warsztat.
13. Bezpieczeństwo danych
Stosujemy środki organizacyjne i techniczne dobrane do ryzyka, w szczególności:
- dostęp do konta zabezpieczony hasłem,
- przechowywanie haseł w formie skrótu kryptograficznego,
- sesje użytkowników z ograniczeniem czasu aktywności,
- podział danych według firmy/warsztatu przez identyfikator firmy,
- role użytkowników i limity pakietów,
- historię zmian i logi zdarzeń,
- szyfrowanie lub zabezpieczanie wybranych danych konfiguracyjnych, np. haseł SMTP,
- kopie bezpieczeństwa i działania administracyjne zależnie od infrastruktury hostingowej.
Użytkownik powinien chronić dane dostępowe do swojego konta, stosować silne hasło i nie udostępniać konta osobom nieuprawnionym.
14. Poczta e-mail i SMTP warsztatu
W pakietach, które umożliwiają powiadomienia e-mail, warsztat może skonfigurować własne konto SMTP. Dane SMTP służą wyłącznie do wysyłki wiadomości w imieniu warsztatu, np. informacji o statusie naprawy albo linku do panelu klienta.
Hasło SMTP powinno być przechowywane w formie zabezpieczonej. Warsztat powinien podawać tylko takie dane poczty, do których ma prawo, oraz zadbać o poprawną konfigurację bezpieczeństwa swojej skrzynki.
15. Cookies i podobne technologie
Serwis wykorzystuje cookies niezbędne do logowania, utrzymania sesji i bezpieczeństwa. Może też korzystać z localStorage/sessionStorage do zapamiętania ustawień interfejsu lub zgód.
Jeżeli zostaną wdrożone narzędzia analityczne lub marketingowe, będą one opisane w Polityce cookies, a użytkownik otrzyma możliwość zarządzania zgodami, gdy jest to wymagane.
Szczegółowe informacje znajdują się w dokumencie Polityka cookies.
16. Usunięcie konta, eksport danych i zakończenie korzystania z Serwisu
Użytkownik może skontaktować się z usługodawcą w sprawie usunięcia konta, eksportu danych albo zakończenia korzystania z Serwisu. W przypadku danych wprowadzonych przez warsztat, uprawnienia do usuwania lub eksportu danych mogą zależeć od roli użytkownika w systemie.
Po zakończeniu korzystania z Serwisu dane mogą być przechowywane przez okres wymagany przepisami prawa, potrzebny do rozliczeń, obsługi reklamacji, dochodzenia roszczeń lub zabezpieczenia interesów stron.
17. Zmiany Polityki prywatności
Polityka prywatności może być aktualizowana w przypadku zmian w Serwisie, zmian dostawców technicznych, zmian funkcji, zmian przepisów lub zmian organizacyjnych usługodawcy.
Aktualna wersja dokumentu jest dostępna w Serwisie. O istotnych zmianach użytkownicy mogą zostać poinformowani w panelu, e-mailem lub komunikatem na stronie.
18. Kontakt w sprawach prywatności
W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można kontaktować się pod adresem:
E-mail: bazodanowiec@gmail.com
Usługodawca: Bazodanowiec Tomasz Lenarczyk
Adres: ul. Karmelicka 27 lok. 14, 00-173 Warszawa