Regulamin serwisu WarsztatXXL

1. Postanowienia ogólne

Niniejszy regulamin określa rodzaje i zakres usług świadczonych drogą elektroniczną w serwisie WarsztatXXL, warunki korzystania z serwisu, zasady zakładania i zamykania konta, zasady pakietów, płatności, reklamacji oraz podstawowe obowiązki użytkowników.

Serwis jest przeznaczony wyłącznie dla przedsiębiorców i podmiotów działających zawodowo w branży motoryzacyjnej, w szczególności dla warsztatów samochodowych, serwisów pojazdów, mechaników oraz firm obsługujących naprawy pojazdów. Serwis nie jest kierowany do konsumentów ani do osób korzystających z niego prywatnie, poza działalnością gospodarczą lub zawodową.

Rozpoczęcie korzystania z serwisu oznacza akceptację regulaminu. Użytkownik powinien zapoznać się z regulaminem przed założeniem konta lub rozpoczęciem korzystania z usługi.

2. Dane usługodawcy

Usługodawcą serwisu WarsztatXXL jest:

Kontakt z usługodawcą jest możliwy drogą elektroniczną pod adresem e-mail wskazanym powyżej oraz przez formularze lub funkcje kontaktowe udostępnione w serwisie.

3. Definicje

• Serwis – aplikacja WarsztatXXL dostępna przez przeglądarkę internetową pod adresem https://warsztatxxl.pl lub pod innym adresem wskazanym przez usługodawcę.
• Usługodawca – Bazodanowiec Tomasz Lenarczyk.
• Użytkownik – osoba korzystająca z konta w serwisie, w szczególności właściciel warsztatu, pracownik, współpracownik lub osoba upoważniona przez warsztat.
• Warsztat albo Firma – podmiot, dla którego prowadzone jest konto w serwisie.
• Klient warsztatu – osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna, której dane użytkownik wprowadza do serwisu w związku z obsługą naprawy, pojazdu, reklamacji lub innej sprawy warsztatowej.
• Konto – indywidualny dostęp do serwisu przypisany do użytkownika i warsztatu.
• Pakiet – zakres funkcji serwisu dostępny dla warsztatu, w szczególności dostęp testowy lub specjalny, Premium albo Profesjonalny, zgodnie z aktualną ofertą usługodawcy.
• Abonament – odpłatny dostęp do serwisu lub wybranego pakietu przez określony okres rozliczeniowy.
• Okres abonamentowy – czas, na jaki aktywowano odpłatny dostęp do serwisu lub płatnego pakietu.
• Regulamin – niniejszy dokument.

4. Wymagania systemowe

Do korzystania z serwisu potrzebne są: urządzenie z dostępem do internetu, aktualna przeglądarka internetowa, aktywny adres e-mail oraz włączona obsługa plików cookies niezbędnych i skryptów JavaScript.

Użytkownik odpowiada za zapewnienie po swojej stronie odpowiedniego urządzenia, połączenia internetowego, aktualizacji przeglądarki oraz ochrony dostępu do konta, w szczególności hasła i urządzeń, na których korzysta z serwisu.

5. Rodzaje i zakres usług

WarsztatXXL umożliwia prowadzenie elektronicznej obsługi warsztatu samochodowego. Zakres dostępnych funkcji zależy od aktywnego pakietu, konfiguracji konta oraz aktualnego rozwoju serwisu.

Usługodawca może rozwijać serwis, dodawać nowe funkcje, zmieniać nazwy funkcji, poprawiać działanie panelu oraz usuwać błędy. Zmiany w działaniu serwisu nie powinny pozbawiać użytkownika głównych cech aktywnego pakietu, chyba że wynika to z bezpieczeństwa, prawa, nadużycia lub zakończenia świadczenia danej funkcji.

6. Konto i rejestracja

Założenie konta jest przeznaczone dla warsztatu albo innego podmiotu działającego zawodowo w zakresie obsługi pojazdów. Rejestracja wymaga podania danych wymaganych w formularzu, w szczególności danych warsztatu, danych użytkownika, adresu e-mail i hasła. Usługodawca może wymagać potwierdzenia adresu e-mail.

Pierwszy użytkownik konta otrzymuje rolę właściciela albo administratora konta warsztatu. W zależności od pakietu może on dodawać pracowników lub współpracowników oraz nadawać im dostęp do wybranych funkcji.

Użytkownik powinien podawać dane zgodne z prawdą i aktualizować je w razie zmiany. Usługodawca może odmówić rejestracji albo zablokować konto, jeżeli dane są oczywiście nieprawdziwe, konto nie dotyczy warsztatu lub działalności zawodowej związanej z obsługą pojazdów, konto narusza regulamin lub istnieje uzasadnione podejrzenie nadużycia.

7. Pakiety, płatności i okres dostępu

Serwis jest oferowany w modelu abonamentowym dla warsztatów i podmiotów działających zawodowo w branży motoryzacyjnej. Odpłatne pakiety, w szczególności Premium i Profesjonalny, są aktywowane na wybrany okres abonamentowy, np. 1 miesiąc, 3 miesiące, 1 rok albo 2 lata, zgodnie z aktualną ofertą widoczną w serwisie.

Usługodawca może czasowo udostępnić ograniczony dostęp testowy, promocyjny albo specjalny, jeżeli wynika to z aktualnej oferty, indywidualnych ustaleń albo obsługi konta po zakończeniu abonamentu. Taki dostęp nie oznacza stałego prawa do bezpłatnego korzystania z serwisu.

Aktualny zakres pakietów, ceny, czas trwania dostępu i ewentualne promocje mogą być prezentowane na stronie oferty, w panelu użytkownika albo w osobnym cenniku. Jeżeli przy cenie nie wskazano inaczej, cena dotyczy dostępu do usługi elektronicznej w wybranym pakiecie i okresie.

Termin aktywacji pakietu: zakupiony pakiet Premium lub Profesjonalny, na wybrany przy zakupie okres, zostanie udostępniony nie później niż w ciągu 1 godziny od otrzymania przez usługodawcę potwierdzenia skutecznej płatności od operatora Przelewy24. Termin liczy się od potwierdzenia płatności przez operatora, a nie od rozpoczęcia procesu płatności. Aktywacja oznacza nadanie kontu uprawnień odpowiadających zakupionemu pakietowi. Jeżeli dostęp nie zostanie aktywowany w tym terminie, użytkownik może zgłosić problem przez formularz Kontakt lub na adres kontakt@warsztatxxl.pl.

Po zakończeniu opłaconego okresu serwis może ograniczyć dostęp do funkcji płatnych, zablokować część operacji albo przełączyć konto w tryb ograniczony.

Dane wprowadzone podczas korzystania z pakietu płatnego nie są automatycznie usuwane wyłącznie z powodu zakończenia pakietu, ale dostęp do części funkcji, widoków lub operacji może zostać ograniczony do czasu ponownej aktywacji odpowiedniego pakietu.

Płatności online za pośrednictwem Przelewy24

Jeżeli przy zakupie pakietu udostępniono płatność online Przelewy24, obsługę takiej transakcji zapewnia PayPro S.A. z siedzibą w Poznaniu (60-198), ul. Pastelowa 8, KRS 0000347935, NIP 7792369887, operator serwisu Przelewy24.

Po wybraniu tej metody użytkownik może zostać przekierowany do serwisu płatniczego lub formularza udostępnionego przez operatora, gdzie wybiera dostępną metodę płatności i postępuje według podanych instrukcji. Dostępne metody płatności mogą się zmieniać i są prezentowane podczas realizowania transakcji. Warunki świadczenia usług płatniczych określa regulamin Przelewy24.

Kwota do zapłaty jest przedstawiana użytkownikowi przed zatwierdzeniem transakcji. Złożenie dyspozycji płatności nie oznacza jeszcze skutecznego opłacenia pakietu. Aktywacja następuje na zasadach i w terminie określonym powyżej, po potwierdzeniu skutecznej płatności przez operatora.

Jeżeli płatność zostanie przerwana, odrzucona lub nie zostanie potwierdzona, pakiet może pozostać nieaktywny. W przypadku pobrania środków bez aktywacji pakietu użytkownik powinien skontaktować się z usługodawcą, podając datę, kwotę i identyfikator transakcji, jeśli go posiada. Nie należy podawać haseł, pełnych danych karty ani kodów autoryzacyjnych.

Reklamacje dotyczące dostępu do pakietu, zakresu i jakości usługi WarsztatXXL oraz wnioski o zwrot opłaty za usługę należy zgłaszać usługodawcy na adres kontakt@warsztatxxl.pl. Są one rozpatrywane zgodnie z niniejszym regulaminem i właściwymi przepisami prawa. Reklamacje dotyczące samej usługi płatniczej, w szczególności transakcji nieautoryzowanych lub nieprawidłowo wykonanych, można zgłaszać operatorowi zgodnie z procedurą reklamacyjną Przelewy24.

Ewentualne zwroty należności są realizowane po ustaleniu zasadności zwrotu, zgodnie z obowiązującymi przepisami i warunkami zawartej umowy; sposób i termin zwrotu zależą także od metody płatności oraz procesu rozliczenia operatora. Samo zgłoszenie reklamacji nie oznacza automatycznego anulowania abonamentu ani zwrotu środków.

W celu obsługi i rozliczenia transakcji do operatora płatności mogą być przekazywane dane niezbędne do jej przeprowadzenia, takie jak identyfikator zamówienia, kwota, waluta i dane płatnika wymagane dla wybranej metody płatności. Szczegółowe informacje o przetwarzaniu danych osobowych powinny być podane również w polityce prywatności WarsztatXXL oraz w informacjach udostępnianych przez operatora płatności.

8. Faktury i rozliczenia

Użytkownik odpowiada za podanie prawidłowych danych do rozliczeń. Jeżeli użytkownik chce otrzymać fakturę, powinien podać dane wymagane do jej wystawienia, w szczególności nazwę firmy, adres i NIP.

Faktura może zostać wystawiona i przekazana elektronicznie, o ile przepisy prawa i konfiguracja serwisu na to pozwalają. W przypadku błędnych danych rozliczeniowych użytkownik powinien skontaktować się z usługodawcą niezwłocznie po ich zauważeniu.

9. Pracownicy i dostęp w ramach warsztatu

Jeżeli pakiet umożliwia dodawanie pracowników, właściciel lub administrator konta może utworzyć dostęp dla innych osób działających w ramach tego samego warsztatu. Warsztat odpowiada za działania osób, którym przyznał dostęp do konta.

Użytkownik powinien przyznawać dostęp wyłącznie osobom upoważnionym, odbierać dostęp osobom, które nie powinny już korzystać z panelu, oraz dbać o to, aby każdy użytkownik korzystał z własnego konta, jeżeli serwis udostępnia taką możliwość.

10. Dane wprowadzane do serwisu

Użytkownik może wprowadzać do serwisu dane klientów warsztatu, pojazdów, napraw, płatności, reklamacji, zadań, części, ofert, notatek i innych informacji związanych z działalnością warsztatu.

Warsztat odpowiada za legalność, prawidłowość i aktualność danych, które wprowadza do serwisu, w szczególności za posiadanie odpowiedniej podstawy prawnej do przetwarzania danych klientów warsztatu oraz za spełnienie własnych obowiązków informacyjnych wobec tych osób.

Usługodawca nie wykorzystuje danych klientów warsztatu do własnego marketingu i przetwarza je zgodnie z zasadami opisanymi w Polityce prywatności oraz w zasadach powierzenia przetwarzania danych.

11. Obowiązki użytkownika

• korzystać z serwisu zgodnie z prawem, regulaminem i dobrymi praktykami bezpieczeństwa,
• podawać prawdziwe i aktualne dane,
• chronić hasła, urządzenia i dostęp do konta,
• nie udostępniać konta osobom nieuprawnionym,
• nie obchodzić zabezpieczeń ani ograniczeń pakietu,
• nie wprowadzać treści bezprawnych, naruszających prawa osób trzecich, obraźliwych, szkodliwych albo niezwiązanych z obsługą warsztatu,
• posiadać podstawę prawną do przetwarzania danych klientów warsztatu, pracowników i innych osób, których dane wpisuje do serwisu,
• nie używać serwisu do wysyłki spamu, masowych wiadomości niezamówionych albo działań niezgodnych z prawem.

12. Zakazane działania

Zabronione jest korzystanie z serwisu w sposób, który może zakłócić jego działanie, naruszać bezpieczeństwo, przeciążać infrastrukturę, prowadzić do nieuprawnionego dostępu do danych albo naruszać prawa usługodawcy, innych użytkowników lub osób trzecich.

W szczególności zabronione jest: automatyczne pozyskiwanie danych bez zgody usługodawcy, testowanie zabezpieczeń bez zgody, próby logowania na cudze konta, używanie złośliwego oprogramowania, udostępnianie loginów osobom nieuprawnionym oraz wykorzystywanie serwisu niezgodnie z jego przeznaczeniem.

13. Dostępność, przerwy w działaniu i aktualizacje

Usługodawca dokłada starań, aby serwis działał stabilnie i bezpiecznie. Mogą jednak wystąpić przerwy w działaniu, awarie, ograniczenia wynikające z działania hostingu, internetu, poczty e-mail, operatorów płatności lub innych podmiotów zewnętrznych.

Usługodawca może prowadzić prace konserwacyjne, wdrażać aktualizacje, poprawki bezpieczeństwa i zmiany funkcjonalne. W miarę możliwości prace planowane będą prowadzone w sposób ograniczający utrudnienia dla użytkowników.

14. Bezpieczeństwo i kopie danych

Usługodawca stosuje organizacyjne i systemowe środki bezpieczeństwa adekwatne do charakteru serwisu, w szczególności konta użytkowników, role, hasła przechowywane w postaci skrótu, ograniczenia dostępu według firmy, historię zmian oraz mechanizmy ochrony formularzy.

Użytkownik powinien regularnie eksportować lub zabezpieczać dane, jeżeli są one istotne dla prowadzenia działalności warsztatu. Serwis może udostępniać funkcje eksportu w zależności od pakietu. Kopie zapasowe wykonywane przez hosting lub usługodawcę służą przede wszystkim bezpieczeństwu infrastruktury i nie zastępują wewnętrznej organizacji dokumentacji warsztatu.

15. Powiadomienia e-mail i konfiguracja poczty

Jeżeli pakiet udostępnia powiadomienia e-mail, warsztat może skonfigurować własne dane poczty e-mail. Użytkownik odpowiada za poprawność danych poczty, prawo do korzystania z podanej skrzynki, treść wysyłanych wiadomości oraz zgodność komunikacji z klientami z przepisami prawa.

Usługodawca nie gwarantuje doręczenia każdej wiadomości e-mail, ponieważ doręczenie może zależeć od dostawcy poczty, ustawień DNS, filtrów antyspamowych, limitów skrzynki, konfiguracji poczty i działań odbiorcy.

16. Panel klienta i publiczne linki statusu

Serwis może umożliwiać udostępnienie klientowi warsztatu linku do statusu naprawy. Warsztat odpowiada za przekazanie takiego linku właściwej osobie oraz za to, aby nie publikować ani nie udostępniać go osobom nieuprawnionym.

Użytkownik powinien weryfikować, jakie dane są widoczne w panelu klienta lub w publicznym statusie naprawy, zanim przekaże link klientowi warsztatu.

17. Odpowiedzialność

Serwis jest narzędziem wspierającym organizację pracy warsztatu, ale nie zastępuje samodzielnej kontroli użytkownika nad dokumentacją, rozliczeniami, komunikacją z klientem, obowiązkami podatkowymi, prawnymi ani organizacją naprawy.

Użytkownik odpowiada za decyzje podejmowane na podstawie danych wprowadzonych do serwisu, za poprawność tych danych oraz za zgodność prowadzonej dokumentacji warsztatowej z przepisami i wymaganiami własnej działalności.

W zakresie dopuszczalnym przez prawo usługodawca nie odpowiada za szkody wynikające z nieprawidłowego korzystania z serwisu, błędnych danych wprowadzonych przez użytkownika, braku dostępu do internetu, awarii podmiotów zewnętrznych, niepoprawnej konfiguracji poczty, nieuprawnionego udostępnienia loginów lub działań osób, którym warsztat przyznał dostęp.

18. Reklamacje dotyczące działania serwisu

Reklamacje dotyczące działania serwisu można zgłaszać na adres e-mail: kontakt@warsztatxxl.pl.

Zgłoszenie powinno zawierać: nazwę warsztatu lub konta, adres e-mail użytkownika, opis problemu, datę i godzinę wystąpienia problemu, nazwę modułu oraz zrzuty ekranu lub inne informacje pomocne w analizie, jeżeli użytkownik może je bezpiecznie przekazać.

Reklamacje są rozpatrywane w terminie do 14 dni kalendarzowych od dnia ich otrzymania. W tym terminie usługodawca udziela odpowiedzi na adres e-mail podany w zgłoszeniu. Jeśli konieczne jest uzupełnienie informacji, usługodawca może o nie poprosić, co nie wyłącza terminów wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

18a. Odstąpienie od umowy zawartej na odległość

WarsztatXXL jest usługą przeznaczoną do użytku zawodowego (B2B). Co do zasady ustawowe prawo odstąpienia od umowy przewidziane dla konsumentów nie przysługuje przedsiębiorcom dokonującym zakupu o charakterze zawodowym. Nie wyłącza to uprawnień przyznanych przepisami osobie fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, gdy zawarta umowa nie ma dla niej charakteru zawodowego, ani ewentualnych innych bezwzględnie obowiązujących praw.

Jeżeli do danej umowy stosują się przepisy o konsumenckim odstąpieniu od umowy zawartej na odległość, uprawniony może odstąpić od umowy bez podawania przyczyny w terminie 14 dni od jej zawarcia, z uwzględnieniem ustawowych wyjątków. Oświadczenie o odstąpieniu można wysłać na adres kontakt@warsztatxxl.pl lub za pośrednictwem formularza Kontakt, podając informacje pozwalające zidentyfikować umowę i osobę składającą oświadczenie.

W przypadku rozpoczęcia świadczenia usługi przed upływem terminu odstąpienia zastosowanie mają przepisy dotyczące usług rozpoczętych na wyraźne żądanie uprawnionego, w tym ewentualny obowiązek zapłaty za świadczenie spełnione do chwili odstąpienia. Utrata prawa odstąpienia może nastąpić wyłącznie wtedy, gdy spełnione zostaną odpowiednie ustawowe przesłanki; sama aktywacja pakietu nie stanowi automatycznie rezygnacji z tego prawa. W razie skutecznego odstąpienia należny zwrot następuje zgodnie z właściwymi przepisami, co do zasady nie później niż w terminie 14 dni od otrzymania oświadczenia.

19. Zawieszenie lub ograniczenie konta

Usługodawca może tymczasowo ograniczyć, zawiesić albo zablokować dostęp do konta lub wybranych funkcji, jeżeli wystąpi uzasadnione podejrzenie naruszenia regulaminu, prawa, bezpieczeństwa serwisu, praw osób trzecich, próby obejścia ograniczeń pakietu, nieuprawnionego dostępu lub działania mogącego zakłócić pracę serwisu.

W miarę możliwości usługodawca poinformuje użytkownika o przyczynie blokady, chyba że przekazanie informacji mogłoby utrudnić wyjaśnienie sprawy, naruszyć bezpieczeństwo albo przepisy prawa.

20. Rezygnacja, rozwiązanie umowy i usunięcie konta

Użytkownik może zrezygnować z korzystania z serwisu, kontaktując się z usługodawcą lub korzystając z funkcji zamknięcia konta, jeżeli jest dostępna w panelu. Zamknięcie konta może wymagać potwierdzenia tożsamości osoby uprawnionej do reprezentowania warsztatu w serwisie.

Usunięcie konta może powodować utratę dostępu do danych, historii, dokumentów, eksportów i ustawień. Przed złożeniem dyspozycji usunięcia konta użytkownik powinien wykonać eksport danych, jeżeli serwis udostępnia taką funkcję i jeżeli dane są mu potrzebne do dalszego prowadzenia działalności.

Usługodawca może zachować wybrane informacje po zamknięciu konta, jeżeli jest to wymagane przepisami prawa, rozliczeniami, dochodzeniem roszczeń, obroną przed roszczeniami, bezpieczeństwem lub dokumentacją wykonania usługi.

21. Dane osobowe i powierzenie przetwarzania

Zasady przetwarzania danych osobowych użytkowników, danych warsztatu oraz danych systemowych opisuje Polityka prywatności.

W zakresie danych klientów warsztatu, danych pojazdów, napraw, reklamacji i innych informacji wprowadzanych przez warsztat, warsztat jest co do zasady administratorem danych, a usługodawca działa jako podmiot przetwarzający dane w celu świadczenia usługi. Szczegółowe zasady powierzenia określa dokument Umowa powierzenia danych, który stanowi załącznik do regulaminu i umowy o świadczenie usługi.

22. Prawa do serwisu

Serwis, jego nazwa, układ, kod, elementy graficzne, teksty, funkcje i struktura stanowią przedmiot praw usługodawcy lub podmiotów, od których usługodawca korzysta. Korzystanie z serwisu nie przenosi na użytkownika żadnych praw własności intelektualnej do serwisu.

Użytkownik otrzymuje prawo korzystania z serwisu w zakresie wynikającym z regulaminu, aktywnego pakietu i przeznaczenia usługi.

23. Zmiany regulaminu

Usługodawca może zmienić regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności w przypadku zmiany prawa, zmiany funkcji serwisu, wprowadzenia nowych pakietów, zmiany sposobu płatności, poprawy bezpieczeństwa, doprecyzowania zasad korzystania z usługi albo potrzeby przeciwdziałania nadużyciom.

O istotnych zmianach regulaminu użytkownicy zostaną poinformowani w serwisie, w panelu lub drogą e-mail. Dalsze korzystanie z serwisu po wejściu zmian w życie oznacza akceptację zmienionego regulaminu, chyba że przepisy prawa wymagają innego trybu.

24. Charakter B2B usługi

Serwis jest przeznaczony wyłącznie dla przedsiębiorców, warsztatów samochodowych, serwisów pojazdów, mechaników oraz osób i podmiotów korzystających z niego zawodowo w związku z obsługą napraw pojazdów. Usługa nie jest kierowana do konsumentów korzystających z niej prywatnie.

Osoba zakładająca konto oświadcza, że działa jako przedsiębiorca, przedstawiciel warsztatu albo osoba upoważniona przez podmiot prowadzący działalność gospodarczą lub zawodową związaną z obsługą pojazdów. Jeżeli usługodawca stwierdzi, że konto zostało utworzone poza tym zakresem, może odmówić świadczenia usługi, ograniczyć dostęp albo poprosić o dodatkowe wyjaśnienia.

25. Postanowienia końcowe

W sprawach nieuregulowanych regulaminem stosuje się przepisy prawa polskiego.

Jeżeli którekolwiek postanowienie regulaminu okaże się nieważne lub bezskuteczne, nie wpływa to na ważność pozostałych postanowień, a strony powinny stosować rozwiązanie najbliższe celowi gospodarczemu i prawnemu danego postanowienia.

Aktualna wersja regulaminu jest dostępna w serwisie. Data ostatniej aktualizacji znajduje się na początku dokumentu.